หมายเหตุพื้นฐานบางประการ:
1. เมื่อมาถึงท่าเรือควรเว้นระยะไว้เล็กน้อยเพื่อป้องกันความล่าช้าที่ไม่คาดคิดระหว่างทางจากท่าเรือไปยังห้องนิทรรศการ อย่างไรก็ตามเวลาที่มาถึงไม่ควรเร็วเกินไป ประการแรก จะเพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ และประการที่สอง จะเพิ่มความเป็นไปได้ที่จะเกิดความเสียหายต่อนิทรรศการ
2. สิ่งจัดแสดงควรบรรจุเพื่อการส่งออก หากมีเงื่อนไขในการขนส่งตู้คอนเทนเนอร์ ควรใช้การขนส่งตู้คอนเทนเนอร์ให้มากที่สุด เมื่อขนส่งในปริมาณมากควรคำนึงถึงความสะดวกในการขนถ่ายที่ท่าเรือเมื่อทำการขนถ่าย
3. เครื่องหมาย หมายเลขกล่อง และป้ายขนส่งขนถ่ายควรมีความชัดเจนมากที่สุด เครื่องหมายด้านนอกกล่องอุปกรณ์ประกอบนิทรรศการมักจะเขียนด้วยอักษรตัวแรกของประเทศที่จัดนิทรรศการบวกกับปีที่จัดนิทรรศการ เช่นหากจัดนิทรรศการที่ประเทศอิตาลีเมื่อปี พ.ศ. 2531 เครื่องหมายคือ อุปกรณ์ประกอบฉากสามารถทาสีเป็นพิเศษด้วยเครื่องหมายและป้ายต่างๆ โดยปกติคือ เครื่องหมายหมายเลข 3 ปริมาตร น้ำหนัก สัญลักษณ์วิธีตกปลาแบบแขวน และป้ายความปลอดภัย เช่น กันฝน และเปราะบาง
บางประเด็นที่ต้องอธิบายคือ:
1. ส่งรายการสิ่งของจัดแสดงที่ซ้ำกันไปยังศุลกากร
·หลักฐาน;
·รายการหมวดหมู่: มักจะแบ่งออกเป็นรายการจัดแสดง รายการขาย รายการสิ่งของที่ผ่านได้ และรายการอุปกรณ์ประกอบฉากนิทรรศการ
·ภาษาจีนที่จัดแสดงควรเปรียบเทียบกับภาษาจีนที่จัดแสดง
·บางประเทศกำหนดให้ต้องระบุน้ำหนักรวมและน้ำหนักสุทธิของแต่ละนิทรรศการ
2. มีความจำเป็นต้องยื่นใบรับรองการตรวจสอบสินค้าสำหรับจัดแสดงและสินค้าเพื่อจำหน่ายที่ออกโดยสำนักงานตรวจสอบสินค้าส่งออกของประเทศ
3. สำหรับอาหารบางชนิด ผลิตภัณฑ์ที่ทำจากขนสัตว์ ฯลฯ จะต้องออกใบรับรองการกักกัน